Externaliser son office management : quoi déléguer, et comment

Pourquoi déléguer

Dans une TPE, l’office management est rarement un poste : c’est une somme de petites tâches que le dirigeant absorbe le soir. Chacune paraît rapide, ensemble elles représentent souvent plusieurs heures par semaine. Estimez les vôtres avec notre calculateur.

Ce que vous pouvez confier facilement

• Commandes de fournitures, équipements et consommables
• Gestion des prestataires : ménage, maintenance, informatique
• Suivi des contrats et abonnements
• Organisation des déplacements et des événements
• Arrivées et départs des collaborateurs
• Classement, courriers et relances administratives

Ce que vous gardez

• Les décisions : budget, choix des fournisseurs importants, recrutements
• La validation des paiements
• La relation avec vos clients clés

Déléguer, ce n’est pas perdre la main : c’est ne plus faire soi-même ce qui ne demande pas votre décision.

La méthode en quatre temps

1. Inventaire. Pendant deux semaines, notez tout ce que vous faites qui n’est pas votre cœur de métier.
2. Tri. Séparez le récurrent du ponctuel, et l’urgent de l’important.
3. Accès. Créez des accès nominatifs plutôt que de partager vos mots de passe. Vous pourrez les retirer à tout moment.
4. Rituel. Un point court chaque semaine ou chaque mois pour valider, prioriser et ajuster.

Par où commencer

Commencez par une seule catégorie de tâches, celle qui vous pèse le plus. Au bout d’un mois, vous saurez ce que vous voulez confier ensuite.